Członkowie zarządu sp. z o.o. mają obowiązek regularnego składania sprawozdań finansowych do KRS. Obowiązek ten aktualizuje się co roku, po zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego. Niewykonanie tego obowiązku może skutkować nie tylko nałożeniem na członka zarządu kary grzywny, ale także pociągnięciem go do odpowiedzialności karnej.
Kto ma obowiązek sporządzenia i złożenia sprawozdania finansowego do KRS
Zgodnie z ustawą o rachunkowości obowiązek sporządzenia i złożenia sprawozdania finansowego spoczywa na „kierowniku jednostki”. Zgodnie z treścią ww. ustawy za „kierownika jednostki” uważa się m.in. członka zarządu, a jeśli zarząd jest wieloosobowy wówczas wszystkich członków. Tym samym obowiązek przygotowania sprawozdania finansowego i jego późniejszego złożenia w KRS spoczywa na wszystkich członkach zarządu.
Ubocznie należy wskazać, że zgodnie z treścią ww. ustawy za kierownika jednostki uważany będzie również likwidator (w razie otwarcia postępowania likwidacyjnego), a także syndyk lub zarządca (w razie otwarcia postępowania restrukturyzacyjnego). Tym samym również i na nich będzie ciążył obowiązek sporządzenia i złożenia sprawozdania finansowego do KRS, w razie otwarcia jednego z ww. postępowań.
Więcej o odpowiedzialności likwidatorów można przeczytać TUTAJ.
W jakich terminach należy sporządzić sprawozdanie finansowe oraz złożyć je w KRS?
Sprawozdanie finansowe musi zostać sporządzone w terminie 3 miesięcy, licząc od dnia bilansowego. W praktyce, w zdecydowanej wielkości spółek rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, a to oznacza, że termin 3 miesięcy będzie się liczył od 31 grudnia.
Następnie sprawozdanie finansowe powinno zostać zatwierdzone przez zwyczajne zgromadzenie wspólników. Zgromadzenie to powinno odbyć się w terminie kolejnych 3 miesięcy. Tym samym co do zasady sprawozdanie finansowe powinno być zatwierdzone najpóźniej do 30 czerwca.
Po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego kierownik jednostki (tj. członek/członkowie zarządu) ma obowiązek w terminie 15 dni złożyć je w sądzie rejestrowym wraz z dodatkowymi dokumentami (tj. wraz z uchwałą zatwierdzającą sprawozdanie finansowego, uchwałę o podziale zysku/pokryciu straty; opinie biegłego rewidenta).
Obecnie z uwagi na pandemię COVID-19 ww. terminy na sporządzenie i zatwierdzenie sprawozdania finansowego został przedłużony o 3 miesiące.
Odpowiedzialność karna za niezłożenie sprawozdania finansowego w terminie
Ustawa o rachunkowości zawiera dwa artykuły, które są istotne z punktu widzenia odpowiedzialności karnej za niewywiązywanie się z obowiązku sporządzania i składania w KRS sprawozdania finansowego.
Pierwsza norma jest zawarta w art. 77 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którą karze grzywny lub karze pozbawienia wolności do lat 2 albo obu tym karom łącznie podlega osoba, która dopuszcza się:
- nieprowadzenia ksiąg rachunkowych,
- prowadzi je wbrew przepisom ustawy lub podaje w tych księgach nierzetelne dane
- niesporządzania sprawozdania finansowego, skonsolidowanego sprawozdania finansowego, sprawozdania z działalności, sprawozdania z działalności grupy kapitałowej, sprawozdania z płatności na rzecz administracji publicznej, skonsolidowanego sprawozdania z płatności na rzecz administracji publicznej, sporządzenia ich niezgodnie z przepisami ustawy lub zawarcia w tych sprawozdaniach nierzetelnych danych.
Powyższy przepis odnosi się zatem do sytuacji, w których sprawozdania finansowe nie są w ogóle sporządzane przez członków zarządu. Odpowiedzialność karna w tym zakresie jest dość szeroka, gdyż sąd poza możliwością nałożenia kary grzywny może również wydać wyrok skazujący, którym pozbawi wolności kierownika jednostki (tj. członka zarządu) na okres do 2 lat.
Druga norma została zawarta w art. 79 ustawy o rachunkowości. Przewiduje ona karę grzywny lub ograniczenia wolności w sytuacji, w której:
- kierownik jednostki nie poddaje sprawozdania finansowego badaniu przez biegłego rewidenta,
- nie udziela lub udziela niezgodnych ze stanem faktycznym informacji, wyjaśnień, oświadczeń biegłemu rewidentowi albo nie dopuszcza go do pełnienia obowiązków,
- nie składa sprawozdania finansowego do ogłoszenia,
- nie składa sprawozdania finansowego, skonsolidowanego sprawozdania finansowego, sprawozdania z działalności, sprawozdania z działalności grupy kapitałowej, sprawozdania z płatności na rzecz administracji publicznej, skonsolidowanego sprawozdania z płatności na rzecz administracji publicznej we właściwym rejestrze sądowym.
Wzmiankowane naruszenia mają już mniejszą wagę, gdyż odnoszą się one do uchybień, jakie nie powinny mieć miejsca w przypadku prawidłowej procedury sporządzenia sprawozdania finansowego i złożenia go w KRS.
Wyżej wymienione art. 77 i 79 ustawy o rachunkowości dają zatem sędziom 3 środki represji karnej, które w założeniu mają zmusić członków zarządu do sporządzania i składania w KRS dokumentów finansowych, w tym sprawozdania finansowego.
Zwykle sędziowie w pierwszej kolejności korzystają z kary grzywny, która jest w dużej mierze uzależniona od czynników osobistych członka zarządu (wysokość jego zarobków, posiadany majątek, sytuacja rodzinna), a także od skali przewinień. Karę grzywny, co do zasady, wymierza się w stawkach dziennych, w liczbie od 10 do 360, a ich wysokość wynosi od 10 zł do 2.000 zł. Tym samym ten rodzaj kary również potrafi być bardzo dotkliwy.
Kolejną karą, jaką może orzec sąd, jest kara ograniczenia wolności, która zwykle przyjmuje postać nieodpłatnej, kontrolowanej pracy na cele społeczne we wskazanej przez sąd instytucji. Pracę tę skazany musi wykonywać w miesięcznym wymiarze od 20 do 40 godzin. Ten rodzaj kary może być również zamieniony na potrącenie od 10 do 25% wynagrodzenia za pracę na rzecz Skarbu Państwa, bądź też na wskazany przez sąd cel społeczny.
Ostatnim środkiem represji karnej jest pozbawienie wolności członka zarządu. W tym przypadku skazany zostaje skierowany do wyznaczonego przez sąd zakładu karnego celem odbycia kary. Jest z pewnością najbardziej dotkliwy rodzaj kary, jaki może zastosować sąd.
Odpowiedzialność członków zarządu wynikająca z ustawy o KRS
Poza odpowiedzialnością karną, członkowie zarządu mogą ponosić również odpowiedzialność, jaka została uregulowana w Ustawie z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym.
Zgodnie z treścią tej ustawy, jeśli Sąd rejestrowy stwierdzi, że członkowie zarządu nie złożyli stosunkowych wniosków lub dokumentów, może wezwać ich do uzupełnienia wniosków/dokumentów wyznaczając w tym celu dodatkowy 7-dniowy termin. W razie niewykonania zobowiązania sądu sąd nałoży na członków zarządu grzywnę. A jeśli okaże się ona nieskuteczna, to sąd może ja wielokrotnie ponawiać.
Podsumowanie
Odpowiedzialność finansowa, jak i odpowiedzialność karna, do jakiej mogą zostać pociągnięci członkowie zarządu spółki z o.o. przemawia za tym, aby regularnie sporządzać i składać sprawozdania finansowe. Bierność wspólników w tym zakresie może się okazać najgorszym możliwym wyborem. Jeśli spółka nie działa prawidłowo bądź też zaprzestała już prowadzenia działalności gospodarczej, to należy ją zlikwidować, bądź też ewentualnie postawić w stan upadłości (jeżeli spółka jest zadłużona). Im dłużej sprawozdania finansowe nie będą składane, tym większa odpowiedzialność mogą ponieść członkowie zarządu.
O tym jak przebiega proces likwidacji pisaliśmy m.in. TUTAJ.
Kancelaria CNO świadczy usługi prawne m.in. w zakresie prawa w biznesie.
Zapraszamy do kontaktu!